“Papelito habla”

Recuerdo hace tiempo, en una plática internacional un ponente comentaba que, en unos de los más grandes desastres naturales, el terremoto de Japón de 2011, la prioridad era buscar a los vivos dentro de los escombros mientras que él buscaba sacar documentos también debajo de escombros, por lo que fue objeto de comentarios como ¿por qué buscas documentos? si bien fue un impacto escucharlo por parte de toda la audiencia también fue un momento de reflexión y es que buscar un documento en medio de una tragedia no es algo de lo que se hable todos los días. No es debatible que un documento valga lo mismo o más que una persona, por supuesto que no. La cuestión es el valor que se le está dando al documento.

Nos lleva no sólo a pensar la vocación que se tiene hacia una profesión sino también al valor olvidado que muchas veces tenemos frente a los archivos ¿qué son? ¿sólo papeles cuyo fin último es un bote de basura o un kilo más para el montón de papel? Y no son considerados como fuente de información primigenia.

Comencemos con un par de precisiones, los archivos forman un conjunto de documentos que genera cualquier dependencia o entidad de la administración pública, en el ejercicio de sus funciones; además, éstos pueden generarse en diferentes soportes (electrónico o físico), lo importante de esto no es el soporte en sí, sino lo que contiene: información. Algo que ha caracterizado a la burocracia mexicana ha sido la mayúscula -y hasta monstruosa- generación de papel, y es que el problema no son los archivos sino el constante olvido y menosprecio hacia éstos.

Mencionaba Max Weber que <> En este sentido, la importancia de contar con archivos bien organizados no sólo es para brindarle información al ciudadano, tener archivos también ayuda al buen funcionamiento de las instituciones y por ende del gobierno.

Por esta razón, los archivos no pueden reducirse sólo a simples actos administrativos inmediatos, ya que frente al contexto que vivimos la recopilación de documentos que generen las instituciones abonará a la preservación de la memoria no sólo institucional sino también a la evidencia de decisiones y acciones tomadas frente a contingencias.

Un ejemplo de lo anterior es que posterior a la Guerra fría, las autoridades estadounidenses comenzaron a generar planes de prevención, así como programas de preservación de documentos ante posibles conflictos mundiales, o desastres naturales con la finalidad de asegurar el buen funcionamiento de la administración pública.

De acuerdo con la declaración emitida por el International Council on Archives, frente al contexto del covid-19, los gobiernos deben documentar todas las acciones y políticas y su impacto en los ámbitos económicos, sociales y culturales; los registros, procesamiento de datos y cifras para hacer frente a esta contingencia. Las investigaciones realizadas también deberán documentarse; así como contar con sistemas integrales de gestión de documentos electrónicos que marquen la pauta para encaminar la consolidación de gobiernos electrónicos.

El gobierno mexicano enfrenta un gran reto bajo la coyuntura de la pandemia y es el deber de documentar y registrar todos aquellos actos y decisiones que llevan a cabo para superar esta situación, a la par de regular los procedimientos internos institucionales con las nuevas políticas laborales como es el teletrabajo y la generación de documentos de archivo. Lo anterior, quedará como precedente para futuras contingencias sanitarias y/o cualquier otra situación que ponga en riesgo la estabilidad del Estado.

Por lo anterior, los archivos no pueden reducirse sólo a simples actos administrativos inmediatos y ser desechados, ya que frente al contexto que vivimos la recopilación de documentos que generen las instituciones quedará como evidencia de la organización, el funcionamiento y evolución de éstas adaptadas frente a contingencias o desastres.

Finalmente, de la anécdota comentada al comienzo y frente al contexto en el que nos encontramos, hoy no se buscan documentos de los escombros se busca la vacuna contra la falta de sensibilización, el desinterés y el desconocimiento no sólo de las autoridades sino también de los que ejercemos el servicio público frente a la historia que día a día construimos dentro de nuestras funciones.

COROLARIO: Y como buenos mexicanos, no debemos de olvidar aquella popular e icónica frase: “papelito habla”.

Laura Ingrid Escalera. Politóloga por la UAM, con estudios especializados en temas de archivo, así como en el desarrollo de políticas públicas de inclusión de personas con discapacidad @Ingrid_Escalera

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