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Errores en nómina se intensifican tras cambios fiscales de inicio de año
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Jaime Arturo Ruiz | @jaimeruizmx
jaime@primermovimiento.com
- La actualización del valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), vigente desde el 1 de febrero, junto con los cambios en las tablas del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el incremento de 13% al salario mínimo aplicado a inicios de año, ha elevado la presión operativa sobre las áreas de nómina y finanzas de las empresas en México.
- Especialistas advierten que no ajustar oportunamente los sistemas y procesos internos puede derivar en errores de cálculo, con consecuencias fiscales y laborales relevantes.
Estos ajustes normativos, de carácter obligatorio, impactan de manera directa en la operación de la nómina: desde el cálculo de sueldos y prestaciones, hasta la retención de impuestos, la determinación de cuotas de seguridad social y la correcta aplicación del subsidio al empleo. En este contexto, cualquier desfase entre la normativa vigente y los sistemas de cálculo incrementa el riesgo de inconsistencias.
Cuando los cambios no se implementan correctamente, las empresas se exponen a sanciones que incluyen multas, recargos, actualizaciones y pagos retroactivos. De acuerdo con especialistas en gestión de personas, una parte importante de estos riesgos no obedece a un incumplimiento deliberado, sino a fallas operativas asociadas a procesos manuales, hojas de cálculo o plataformas que no se actualizan con la rapidez que exige el entorno regulatorio.
La problemática es más común de lo que se suele asumir
Cifras de Buk sobre gestión de nómina indican que alrededor de cinco de cada diez colaboradores han experimentado algún error en el pago de su salario a lo largo de su vida laboral, ya sea de forma recurrente o en más de una ocasión. Este tipo de incidencias tiende a intensificarse en periodos de actualización normativa, como el inicio del año, cuando coinciden ajustes fiscales, laborales y salariales.
Uno de los focos de mayor riesgo se encuentra en la retención del ISR. En México, los empleadores están obligados a calcular, retener y enterar correctamente este impuesto ante el Servicio de Administración Tributaria. El incumplimiento —ya sea por errores en el cálculo o por no enterar oportunamente las retenciones— puede derivar en multas que van del 55% al 75% del monto no retenido o retenido incorrectamente, además de recargos, actualizaciones e incluso responsabilidades penales en los casos más graves.
Las fallas también pueden extenderse al ámbito de la seguridad social. Un cálculo incorrecto o la falta de actualización de la UMA puede generar diferencias en las cuotas obrero-patronales ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, lo que puede traducirse en créditos fiscales, multas y recargos, así como en auditorías y revisiones más amplias. Además del impacto económico para las empresas, estos errores afectan directamente los derechos de los trabajadores, como el registro de semanas cotizadas, el acceso a pensiones o la correcta determinación de incapacidades.
Más allá de las sanciones económicas, los errores en la nómina suelen provocar inconformidades entre los colaboradores, conflictos laborales y un mayor riesgo de inspecciones por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, lo que añade presión operativa y reputacional para las organizaciones.
Ante este panorama, especialistas coinciden en que la falta de automatización se ha convertido en uno de los principales factores de riesgo para el cumplimiento fiscal y laboral, particularmente en periodos de alta carga regulatoria. La dependencia de procesos manuales no solo incrementa la probabilidad de errores, sino que dificulta la trazabilidad y la capacidad de respuesta ante revisiones de la autoridad.
> “Cada año observamos que muchos problemas en nómina no se originan por incumplimiento intencional, sino por no actualizar a tiempo parámetros clave como la UMA o las tablas del ISR. Las plataformas digitales de nómina y recursos humanos permiten automatizar cálculos, estandarizar procesos y reducir la dependencia de ajustes manuales, que suelen ser el origen de omisiones o inconsistencias. Además, facilitan la trazabilidad de la información, un elemento cada vez más relevante ante revisiones de la autoridad”, explica Karen Zetina, especialista en nómina de Buk México.
En un entorno regulatorio cada vez más exigente, la correcta administración de la nómina se ha consolidado como un tema estratégico para las empresas. La combinación de conocimiento fiscal actualizado y soluciones tecnológicas robustas no solo reduce el riesgo de sanciones, sino que también fortalece la confianza de los colaboradores y contribuye a una gestión más eficiente y transparente del capital humano.
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JC/CR
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