Archivos para principiantes 3: El SIA

Siguiendo con esta serie de reflexiones en torno a los archivos y la gestión documental, en esta tercera entrega quisiera detenerme en un elemento fundamental contemplado en la Ley General de Archivos que todas las instituciones públicas deben tener: el Sistema Institucional de Archivos (SIA).

De acuerdo con la Ley, este Sistema es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística. Es decir, el SIA se compone de las distintas áreas y procedimientos existentes al interior de cada institución, es la forma en la los archivos pueden cumplir con su ciclo de vida.

Todos los documentos de archivo que se encuentren al interior de una institución pública forman parte de este SIA, el cual para que funcione eficientemente debe contar con una estructura y capital humano, por ello, está conformado por un área coordinadora de archivos, que, como su nombre lo indica, coordina a las áreas operativas, estas son: unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico.

Naturalmente, se trata de un entramado complejo al interior de las instituciones, cuya implementación no es sencilla, pues no solo requiere de la voluntad institucional, sino del concurso de múltiples capacidades y recursos técnicos, humanos y presupuestales.

Sin embargo, su importancia es trascendental no solo para el correcto funcionamiento interno de las instituciones públicas, sino que va más allá, pues la correcta implementación del SIA al interior de los sujetos obligados es factor determinante para una apropiada tutela de diversos derechos humanos, como lo es el de acceso a la información y el de protección de datos personales.

Me explico, la correcta gestión del SIA permite a las instituciones públicas contar con documentos de archivo perfectamente integrados y ordenados en cualquiera de los soportes en que estos se generen, posibilite a su vez, por ejemplo, que cuando una persona realice una solicitud de información o una solicitud de derechos ARCO, las personas servidoras públicas de las instituciones puedan ubicar fácilmente la información solicitada o los datos a los que se hace referencia, garantizando el ejercicio de estos derechos de manera rápida y eficaz.

Ello sin dejar de mencionar que el correcto funcionamiento del SIA permite la conservación de la memoria de las instituciones públicas y fortalece la búsqueda de la verdad y la justicia.

Pero, ¿cómo saber si un Sistema Institucional de Archivos es funcional? Es un poco complejo, porque precisamente deben contemplarse distintas aristas que lo componen y no necesariamente el tema archivístico ha brillado dentro de la profesionalización en las instituciones públicas, si a esto sumamos que no todos los estados de la república cuentan con su propia norma local en la materia.

A propósito de esta área de oportunidad, recientemente y como parte de las actividades que coordino en la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, echamos a andar un nuevo proyecto que tiene como objetivo impulsar la profesionalización en materia de archivos y gestión documental en todas las entidades del país, se trata de la Caravana Archivística, cuya primera parada fue en Tamaulipas el pasado 22 de mayo y justamente el tema a tratar fue el Sistema Institucional de Archivos.

Si están interesados en la materia de archivos o en su actividad laboral diaria tienen vinculación –directa o indirecta– con este tema les invito a seguir de cerca las próximas paradas de este proyecto archivístico, con el objetivo de robustecer nuestros conocimientos en la materia y que pueden seguirlas en las redes de las instituciones anfitrionas.

Las siguientes paradas son:

Parada 2. Instrumentos de control archivístico con el OGAIPO el 30 de mayo a las 10:00 am.

Liga de registro: https://forms.gle/gUPGW62aLWeFQp5q8

Parada 3. Instrumentos de consulta archivística con el ICHITAIP el 1 de junio a las 12:00 hrs.

Parada 4. Baja documental con el IDAIP el 19 de junio a las 4:00 pm.

Al fortalecer los archivos y la correcta gestión documental de las instituciones públicas, estaremos garantizando el ejercicio de los derechos humanos. Avancemos en ese propósito y difundamos el valor y la importancia de los archivos públicos. Con ello, hagamos lo que nos corresponde