Archivos para principiantes 1: El PADA

Piensen ustedes por ejemplo, en los documentos personales que podamos tener en nuestra casa: mientras mejor organizados los tengamos más sencillo será poder ubicar algún documento que lleguemos a necesitar con urgencia.

Es así como los archivos se convierten en una piedra fundamental para las instituciones públicas, sector en el que hablo desde la experiencia pues formo parte de uno. Por ejemplo, a través de los archivos es posible garantizar el efectivo ejercicio de múltiples derechos, como los de acceso a la información pública y a la protección de datos personales, al permitir hacer más accesibles diversas tareas de la administración pública.

Pese a esta importancia, es una realidad que en el sector público muchas veces no se les da la debida prioridad. Y es verdad que también es un tema poco conocido por la sociedad.

De ahí que haya decidido dedicar una colección de entregas denominada “Archivos para principiantes” en #ElCristalConQueSeMire, espacio en el que pongo énfasis en diversos conceptos sobre la materia archivística, dirigido a la ciudadanía y a servidores públicos.

En vísperas del cierre de año, qué mejor marco para hablar sobre el Programa Anual de Desarrollo Archivístico, mejor conocido como “PADA”, documento que todas las instituciones públicas que cuenten con un Sistema Institucional de Archivos deben publicar dentro de los primeros 30 días del año.

Para su creación, debemos tomar en cuenta una adecuada planeación y programación que nos permitan definir las prioridades institucionales y avanzar en esta materia. Con ello, la planeación será la base para evaluar el cumplimiento de cada programa anual, pues solo con la generación de los indicadores adecuados podremos saber cuáles son los avances y las áreas de oportunidad a las que debemos hacer frente.

El PADA es un instrumento fundamental si como instituciones públicas buscamos garantizar una correcta gestión archivística, pues nos representa una guía sobre las acciones, objetivos y metas por alcanzar en esta materia durante el transcurso del año.

De modo que, a cinco años de la publicación de nuestra Ley General de Archivos y de una reestructuración en el tema, yo veo dos retos sobre el PADA en puerta:

1. Por un lado, revisar al interior de nuestras instituciones, los avances y cumplimientos del Programa de este año 2022 y observar sus áreas de mejora y oportunidad, es decir, en qué debemos seguir trabajando como instituciones públicas para cumplirlo; y

2. Por otro lado, la elaboración del PADA 2023, en el que debemos considerar metas y objetivos ambiciosos, sí, pero sin dejar de lado que estos sean realizables y alcanzables, tomando en consideración el cumplimiento del programa previo.

Pero ojo, porque los objetivos del PADA no se lograrán tan solo por estipularlos en el Programa, se necesita voluntad política por parte de los titulares de las instituciones públicas para impulsar la materia archivística; motivar y reconocer a los trabajadores del área de archivos que realizan una labor trascendental, en ocasiones poco reconocida; destinar los recursos humanos, tecnológicos e informáticos, y por supuesto los presupuestales necesarios para alcanzar estos objetivos.

Y permítanme insistir categóricamente en este último tema, el del presupuesto, porque verdaderamente ha sido talón de aquiles de la materia archivística: recordemos que en la planeación de los presupuestos anuales de las instituciones, el tema de la gestión documental debe considerarse y ha de verse como una inversión que a la larga beneficiará a las organizaciones y por ende a las personas.

Fortaleciendo nuestros archivos, estaremos robusteciendo la correcta salvaguarda de múltiples derechos humanos en beneficio de todas las personas. Con ello, hagamos lo que nos corresponde.